【Calendly教學】自媒體｜個人品牌｜2025簡易設定免費預約系統+自動化排程工具

calendly

經營自媒體的過程中，我認為「時間」是讓人有感的資產。無論你是 IG 創作者、線上教練、顧問、講師、KOL 或自由接案者，來自粉絲、合作方、潛在客戶的訊息與預約需求，會不斷湧入。如果每次都靠私訊、Email、留言一一確認時間，不但耗時又容易出錯，顯得效率非常低落。

在講究效率或遠距協作的新興行業世界中，一款能自動安排會議、避免重複確認時間的工具就是提升生產力的寶藏工具。Calendly 就是這樣一個強大又簡單的排程工具，它能幫助你與客戶、同事、學生或潛在合作對象快速完成預約，節省大量來回確認的時間。

本文將從 Calendly 的功能介紹、註冊方式、基本設定到進階應用，手把手教你如何用 Calendly 打造自動化的專業排程系統。

迅速看本篇重點 (點擊直跳該段)

為什麼你需要Calendly?

個人品牌經營者可使用Calendly來讓其他人「自助式」預約與你開會的時間。只需要設定好你開放的時間區間，對方就可以點擊連結，選擇雙方都有空的時段，完成預約。

特別適合使用 Calendly 的對象包括：

  • 線上顧問 / 教練：提供諮詢、預約課程或服務。
  • 創業者 / 自由工作者：快速安排會議、不必來回傳訊。
  • 企業團隊 / 業務人員：管理銷售會議、內部面試等。
  • 教育工作者 / 補習老師：與學生約一對一討論或線上課。

Calendly基本功能

從預約到提醒一站式搞定，幫助你節省時間與精力，不再擔心會議撞期：

預約連結

每個活動都會有一組可分享的連結，你可以將預約連結放在 IG Bio、Threads、個人簡介，點擊後對方即可預約時間。

自動排程系統

使用者可以透過你的預約連結，自行選擇可預約的時間。對方預約完成會自動寫入你的行事曆，而且Calendly有支援 Google Calendar、Outlook、Apple Calendar 等，確保所有日程即時同步、不重疊。

自動時區轉換

在不同時區，系統也會自動轉換，雙方不必換算時間。

客制問卷表單

能夠在預約前讓對方填寫基本資訊（如姓名、需求等），再加入自訂問題，像是「你希望討論什麼？」或「是否已有提案資料？」有助提升會議效率。

線上會議連結自動產生

可以自動整合 Zoom / Google Meet 會議室。

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Calendly使用教學

註冊與登入

Step 1

前往 Calendly 官網：點選右上角「Sign Up」，可用 Email、Google、Microsoft 或 Apple 帳號註冊。

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完成帳號註冊：到填寫的Email帳號接收Calendly的確認信件，再設定帳號密碼。

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Step 2

設定帳號資訊

  • 選擇時區（系統會自動判斷，但可手動調整）
  • 選擇使用目的（個人、團隊、教育等）
  • 選擇預計使用的預約排程日歷(Goolgle /Outlook/Microsoft365/Apple Calendar/Exchange calendar)
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  • 建立你的個人網址（例如：calendly.com/你的名稱）
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建立你的預約連結

Step 1

建立活動

  1. 登入後，點選「New Event Type」
  2. 選擇活動型態（One-on-One、Group、Collective）
  3. 輸入活動名稱、方式（可設定 Zoom、Meet 或電話）
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Step 2

自訂可預約時段與會議時間長度

在 Event Type 中設定（Availability）：

  • 可讓對方預約的日期範圍
  • 最晚可預約時間： 避免對方立刻預約，導致主辦方措手不及。
  • 可選擇每週固定開放預約時間（如週一到週五 9:00-17:00）
  • 可排除特定日期（如國定假日）
  • 支援設定特定日期的不同預約時間
Calendly tutorial
Step 3

輸入會議排程細節（Optional）

  1. 輸入本次活動簡介說明與注意事項
  2. 調整每個時段之間的緩衝時間（如每場會議前後休息 10 分鐘）
  3. 每日最多預約次數： 避免疲勞轟炸，例如每日僅開放 3 組預約。
  4. 預約時間的間隔： 若開放時段9:00-12:00，設定時間間格30分則可預約9:00、9:30、10:00等依此類推。

建議安排「緩衝時間」與「最多可預約數量」，避免將當日會議排太滿有助於維持每場會議的品質。

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完成設定

點選「Save changes」，就會產生一個預約連結。

整合你的行事曆

Step 1

點擊左側欄的Availability

點選Calendar settings：選擇你要整合的行事曆平台(+connect calendar account)

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Step 2

連接你的行事曆帳號

授權 Calendly 存取帳號（系統會跳出登入畫面），授權後會看到你帳號內的日曆。

Step 3

設定「新增活動」與「檢查衝突」日曆

1.「新增活動」到哪個日曆？
選擇 Calendly 將預約會議加到哪一個主日曆（通常建議選「工作日曆」）

2.「檢查衝突」需要用哪個日曆？
勾選所有你要檢查是否有其他活動的日曆（例如工作用和私人日曆都打勾）

Step 3

同步更新頻率

Calendly 會自動即時同步外部行事曆的更新狀態，當你在行事曆新增行程，Calendly 會立即將該時段標示為「不可預約」。

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Calendly進階教學(問卷表單、付款、團隊共用)

填寫預約前問卷表單

讓對方在預約前先回答你設定的問題（例如需求描述、預約動機、聯絡資訊等），以提高會議效率。

Step 1

點選你要的 Event Type（例如 30 分鐘諮詢）：點擊右側選單下方的 More Options

Step 2

點選欄位中Invitee form

  1. 預設有「姓名」與「Email」欄位(Invitee details)
  2. 再新增更多欄位(Invitee questions)
    • 點選 + Add a Question
    • 選擇問答格式（單選、多選、勾選、文字問答題等）
    • 可設定為「必填」或「選填」
  3. 儲存設定
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Step 3

設定受邀者通知

  1. 預約確認信
    • 開啟後會自動寄送預約成功通知信
  2. 提前提醒
    • 建議設定在會議前：24 小時前、1 小時前（提高出席率）
  3. 取消通知
    • 系統預設自動發送（也可自訂內容）
  4. 重新排程通知
    • 可讓使用者點擊信件中的「取消」或「改時間」按鈕

發簡訊提前通知(付費版)

  • 比 Email 更容易被看到、適合高價預約與商業用途。
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收款整合（需付費版）

讓使用者在預約當下直接付款，常用於一對一顧問諮詢、付費課程預約。

Step 1

進入所需Event Type：

  1. 點擊右側選單下方的More Options
  2. 點選欄位中Collect Payments
Step 2

選擇付款服務：

  1. 支援 Stripe、PayPal（需先到左側欄中「Integrations」連接帳號）
  2. 點選活動的Payment，選擇支付方式為Stripe或Paypal
  3. 設定收費金額（可選幣別）
  4. 設定退款政策文字（選填）
  5. 儲存設定

以Stripe支付為範例

Stripe

以PayPal支付為範例

Paypal

團隊共用(付費版團隊方案)

適合接案或教練團隊、顧問公司等，將預約自動分派到多位成員，或由訪客選擇想預約的對象。

功能模式

  • One on one : 一對一預約
  • Group：開放多人預約同一時段（線上說明會、工作坊）
  • Round Robin：系統自動平均分派給可用成員
  • Collective：所有成員都必須參與（例如 2 位聯合主持人）

設定步驟(邀請第三方參與團隊活動)

Step 1

邀請團隊成員

  1. 進入【Account】>【Admin Management】
  2. 點選「Invite Users」→ 輸入 Email → 指定角色（Admin / User）
  3. 成員會收到邀請信，註冊並加入你的 Calendly 組織
Step 2

建立團隊活動（Team Event Type）

  1. 點選【Event Types】>【+ New Event Type】> 選擇「Team」
  2. 點選【+Create】，選擇【New Teams】：輸入欲參加活動的團隊成員Email
  3. 選擇參與此預約活動的成員
  4. 設定時間規則、提醒、表單等細節
  5. 儲存並複製專屬的團隊預約連結
Step 3

點選Availabilty：Calendly自動找出共同團隊參與者空檔時段

Step 4

建立活動

  1. 點選【+Create】，選擇【Event Type】
  2. 選擇【+ New Event Type】：Round Robin（自動輪派）或 Collective（所有成員都需參與）
  3. 輸入活動資訊：活動名稱、活動介紹與地點
  4. 選擇這次活動主持人
  5. 設定會議細節(預約日期期限、會議時長等)
  6. 將【Event Type】功能開啟，Calendly自動產生專屬的團隊預約連結。
Step 5

發布預約日曆的網頁連結：讓第三方受邀者預約會議時間。

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Calendly方案與費用

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Calendly 免費與付費版的重要差異

功能項目Free
免費版		Standard
標準版		Teams
團隊版		Enterprise
企業版
預約活動
數量限制		1 類型無限制無限制無限制
自訂品牌（Logo、顏色）❌✅✅✅
行事曆整合（Google、Outlook 等）✅✅✅✅
Zoom / Google Meet 整合✅✅✅✅
提問表單設定（Invitee Questions）✅✅✅✅
自動提醒通知（Email）✅✅✅✅
簡訊提醒（SMS）❌✅✅✅
收費功能（Stripe、PayPal）❌✅✅✅
工作流程自動化（Workflows）❌✅✅✅
團隊排程（輪詢、輪替等）❌❌✅✅
CRM 與行銷工具整合（Zapier、HubSpot 等）❌✅✅✅
API 與安全性加強（SSO、SCIM）❌❌❌✅
價格（美金/月）$0 $12$20（需洽官方）
價格（美金/年）$0$10$16(需洽官方)

結語

你認同「時間管理」也是「資產管理」的一部份嗎?
當客戶、廠商、合作邀約越來越多，你最需要的可能不是更多時間，而是讓預約流程自動化起來，善用Calendly 能幫你：

✅ 節省來回私訊確認時間。
✅ 自動同步Calendar，避免撞時。
✅ 建立專業形象，讓合作窗口更信任你。
✅ 整合 Zoom / 付款 / 表單，打造一條龍流程。
✅ 支援團隊分工與會議管理，跟上事業擴張步伐。

可以從免費版開始試用，搭配 IG Bio 或 Link-in-bio 工具（如 Beacons、Portaly），立刻讓你的內容與預約流程無縫整合：提升曝光 → 導流 → 轉換的整體效率。

  1. 前往 Calendly 官網 免費註冊
  2. 建立你的第一個「預約活動」
  3. 把連結放進 IG、Threads或部落格
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Reina
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